Stillezoner ved arrangementer: hvorfor stille områder bliver uundværlige

Begivenheder bliver stadig mere dynamiske. En moderne kongres, en messe eller et forretningsmøde består for længst ikke længere kun af en scene, en sal og et par stande. I dag drejer en begivenhed sig om flere programelementer på samme tid: hovedtaler, breakout-sessioner, workshops, netværksmuligheder, udstillingsområder, catering, produktdemonstrationer, partnerlounger og uformelle møder.

Det gør arrangementerne mere spændende, men også mere krævende.

For besøgende betyder en travl begivenhedsdag ofte meget støj, meget bevægelse, mange indtryk og masser af social interaktion. For arrangørerne medfører dette en vigtig udfordring: Hvordan skaber man et begivenhedsmiljø, der giver energi, men som ikke overbelaster deltagerne?

Et af svarene på dette er »quiet zone«.

Stille zoner, rolige omgivelser og akustisk behagelige mødeområder bliver stadig vigtigere i eventbranchen. Ikke kun for besøgende, der bevidst har brug for et roligt sted, men også for alle, der i løbet af en travl dag har brug for et øjeblik til at koncentrere sig, drøfte noget eller lade op.

Hvorfor rolige rum bliver stadig vigtigere

Besøgernes forventninger har ændret sig. Folk kommer til arrangementer for at finde inspiration, knytte nye kontakter og dele viden. Men de forventer også komfort, overskuelighed og et miljø, hvor de kan bevæge sig frit og ubesværet.

En stor hal fyldt med stande, skærme, musik og samtaler kan give masser af energi. Samtidig er det ikke altid det bedste sted til en god samtale, et møde, hvor man skal koncentrere sig, eller en kort pause.

Derfor søger stadig flere arrangører efter måder at skabe mindre zoner inden for store eventlokaler. Ikke som en separat tilføjelse, men som en del af det samlede eventdesign.

En stillezone kan have forskellige funktioner:

• Et roligt sted, hvor man kan trække sig lidt væk fra travlheden
• Et rum med bedre akustik til samtaler
• Et roligt område for besøgende, der har brug for mindre støj og bevægelse
• Et mødelokale til partnere, sponsorer eller kunder
• Et forberedelsesrum til talere
• Et rum til samtaler under fire øjne
• Et roligt netværksrum, hvor der lægges vægt på meningsfulde samtaler

I bund og grund handler det om én ting: at give besøgende større kontrol over deres oplevelse af arrangementet.

Fra besøgsstrøm til besøgskomfort

Meget eventdesign tager udgangspunkt i besøgende strømme. Hvor kommer man ind? Hvor foregår registreringen? Hvor står standene? Hvordan bevæger folk sig fra kongresprogrammet til forplejningen?

Det er stadig vigtigt, men det er ikke længere nok.

Et godt arrangementdesign tager også højde for komforten. Hvor kan folk trække sig tilbage? Hvor kan man føre samtaler uden at blive overdøvet af udstillingen? Hvor kan besøgende sætte sig ned et øjeblik uden at stå midt i al travlheden?

Netop ved erhvervsarrangementer er det vigtigt. Her handler succes ofte ikke kun om antallet af besøgende, men om kvaliteten af interaktionen. En samtale mellem en udstiller og en potentiel kunde har større værdi, hvis begge parter kan forstå hinanden godt. En workshop fungerer bedre, hvis deltagerne kan koncentrere sig. Et netværksarrangement bliver stærkere, hvis der er steder, hvor folk virkelig kan komme i dialog med hinanden.

Rolige omgivelser bidrager til at forbedre denne kvalitet.

Stimuleringsfattige rum som en del af inkluderende planlægning af arrangementer

En stillezone er ikke bare praktisk. Den kan også bidrage til et mere inkluderende arrangement.

Ikke alle opleverer et travlt arrangement på samme måde. Støj, lys, trængsel, køer og konstant bevægelse kan for nogle besøgende være udmattende eller overvældende. Det gælder ikke kun for besøgende med neurodiversitet, men også for folk, der blot har haft en lang og intens dag på arrangementet.

Et roligt rum udgør således et tilgængeligt sted, hvor man kan komme sig lidt. Det sikrer, at besøgende ikke behøver at forlade arrangementet for at finde ro. De kan trække sig midlertidigt væk fra travlheden og derefter igen deltage i programmet.

Et godt, stimuleringsfattigt rum behøver ikke at være kompliceret. Grundlaget består ofte af:

• Mindre støj
• Rolig belysning
• Komfortable siddepladser
• Tydelig skiltning
• En logisk placering på grundplanen
• Tilstrækkelig privatliv uden at føle sig helt afskærmet
• En indretning uden unødvendige visuelle stimuli

Det vigtigste er, at rummet er bevidst indrettet. Ikke som et glemt hjørne bagerst i hallen, men som en fuldgyldig del af eventoplevelsen.

Udfordringen ved store eventlokaler

Mange messehaller og kongrescentre er indrettet som store åbne rum. Det er praktisk med hensyn til kapacitet, logistik og fleksibilitet. Men det gør det nogle gange svært at indrette mindre rum på kort tid.

Traditionelle løsninger som faste vægge, messestande, »pipe and drape« eller midlertidige bygningskonstruktioner kan fungere, men er ikke altid ideelle. De kræver ofte meget tid til opbygning, materialer, transport og koordinering. Desuden giver de ikke altid det udseende eller den akustiske forbedring, der er behov for.

Derfor stiger behovet for fleksible »room-in-room«-løsninger.

Med midlertidige konstruktioner kan du hurtigt skabe ekstra rum i en eksisterende hal uden at skulle ændre selve lokalet. Det kan f.eks. være breakout-rum, mødelokaler, workshoprum, stillezoner eller midlertidige afskærmninger på de steder, hvor der er brug for dem i øjeblikket.

Det gør store lokaler mere funktionelle, uden at de mister deres fleksibilitet.

Hvordan midlertidige konstruktioner bidrager til stillezoner

Midlertidige og modulopbyggede eventkonstruktioner er en praktisk måde at skabe ro og funktionalitet i et travlt eventmiljø.

For stillezoner er der især fem faktorer, der er vigtige.

1. Akustisk komfort

Et roligt rum skal klart føles mere roligt end omgivelserne omkring det. Akustikken spiller en stor rolle i den sammenhæng.

På åbne messegulve spreder lyden sig hurtigt. Samtaler, præsentationer, musik og besøgsstrømme blander sig med hinanden. Ved at opstille midlertidige rum eller afskærmninger opnås bedre akustisk kontrol.

Det betyder ikke, at hvert rum skal være fuldstændig lydisoleret. Ofte er det allerede en fordel, hvis baggrundsstøjen reduceres, og samtalerne bliver lettere at forstå.

2. Hurtig installation

Opbygningen af et arrangement er ofte nøje planlagt. Tiden er begrænset, flere leverandører arbejder samtidig, og lokalet skal være klar til tiden.

En midlertidig »room-in-room«-løsning skal derfor kunne opsættes hurtigt. Jo mindre kompliceret konstruktionen er, desto nemmere er det at foretage ændringer i sidste øjeblik eller tilføje ekstra rum.

Det er vigtigt for arrangørerne. Det giver større frihed i planlægningen og gør det muligt at tilpasse indretningen bedre til programmet.

3. Fleksibel placering

Ingen begivenhed er den samme. Nogle gange er der brug for et roligt område ved siden af udstillingen. Andre gange er der derimod brug for et breakout-område ved konferencesalene eller et mødelokale tæt på en sponsorlounge.

Modulære strukturer kan placeres der, hvor de skaber størst værdi. Dermed bestemmes grundplanen ikke af lokalitetens begrænsninger, men af arrangementets behov.

4. Professionelt udseende

En stillezone behøver ikke at være kedelig. Stille områder kan tværtimod bidrage til arrangementets atmosfære.

Med belysning, branding, projektion eller tydelig skiltning kan et midlertidigt rum blive en del af den samlede identitet for arrangementet. En rolig zone kan dermed være både funktionel og visuelt stærk.

Det er især interessant for sponsorer, partnere eller arrangører, der ønsker at skabe deres eget område uden traditionel standopbygning.

5. Genanvendelighed

Bæredygtighed spiller en stadig større rolle i planlægningen af arrangementer. Arrangørerne søger efter løsninger, der genererer mindre affald og kan genbruges oftere.

Genanvendelige midlertidige konstruktioner passer godt ind i denne udvikling. De gør det muligt at skabe rum uden hver gang at skulle bruge nye vægge, trækonstruktioner eller engangsmaterialer.

Det gør stillezoner ikke blot praktiske, men også bedre egnet til mere bæredygtige begivenhedskoncepter.

Ved hvilke arrangementer er stillezoner interessante?

Stille zoner og akustisk behagelige rum er relevante for mange forskellige forretningsarrangementer.

Tænk på:

• Kongresser
• Messer og fagmesser
• Virksomhedsarrangementer
• Medicinske kongresser
• Teknologibegivenheder
• HR- og ledelsesarrangementer
• Uddannelsesarrangementer
• Investorarrangementer
• Startup-arrangementer
• Flere-dages konferencer
• Interne virksomhedsarrangementer

Især arrangementer med lange besøgsdage, mange programindslag eller travle udstillingsområder kan drage fordel af rolige områder.

Eksempler på anvendelser

En stillezone kan indrettes på forskellige måder. Den rette udformning afhænger af arrangementstypen, målgruppen og den tilgængelige plads.

Hvilerummet

Et sted, hvor besøgende kan sætte sig ned et øjeblik, lade op og trække sig lidt væk fra travlheden. Dette område behøver ikke at være stort, men det skal klart føles mere roligt end resten af messegulvet.

Det akustiske mødelokale

Et midlertidigt mødelokale til samtaler med kunder, partnere eller foredragsholdere. Ideelt, når privatliv og god lydkvalitet er vigtige.

Breakout-rummet

Et rum til mindre møder, workshops eller rundbordsdiskussioner. Især nyttigt ved konferencer med flere programdele.

Forberedelsesrummet for talerne

Et roligt sted, hvor talerne kan forberede sig, gennemgå materialer eller holde et kort møde med arrangørerne.

Den rolige netværkszone

Et netværksrum med mindre støj og mere fokus. Dette er interessant til arrangementer, hvor kvalitetsrige samtaler er vigtigere end store menneskemængder.

Sponsorloungen

Et roligt område med brandprofil, hvor partnere kan modtage besøgende uden at være helt adskilt fra selve arrangementet.

Hvor skal man placere en stillezone?

Placeringen af en stillezone er vigtig. Hvis man placerer området for langt væk, bliver det mindre benyttet. Hvis man placerer det midt i travlheden, mister det sin funktion.

En god stillezone bør helst ligge:

• Tæt nok på hovedruten
• Ikke lige ved siden af de mest støjende dele af arrangementet
• Tydeligt synlig eller godt skiltet
• Logisk forbundet med programmet
• Let tilgængelig for besøgende, der har brug for ro

Det er også en god idé at medtage den stille zone på oversigtskortet, i appen og i den forudgående kommunikation. På den måde ved de besøgende, at området findes, og hvad det er beregnet til.

Stillezoner som en del af bedre arrangementdesign

Fremkomsten af »quiet zones« viser, at eventdesign er ved at blive mere modent. Det handler ikke længere kun om flere aktiviteter, flere besøgende og flere indtryk. Det handler om balance.

Et vellykket arrangement udstråler energi, men også ro. Det byder på åbne rum, men også steder, hvor man kan koncentrere sig. Det giver synlighed, men også komfort.

Ved bevidst at indrette rolige områder skabes der en bedre oplevelse for besøgende, udstillere, sponsorer og arrangører.

QuickSpace: midlertidige, rolige områder ved travle arrangementer

QuickSpace hjælper arrangører og venues med at skabe midlertidige rum inden for eksisterende eventmiljøer. Vores modulopbyggede og oppustelige konstruktioner bruges til breakout-rum, mødelokaler, workshoplokaler, præsentationslokaler, lounger og akustiske afskærmninger.

Til stille zoner og rolige omgivelser tilbyder vores løsninger en praktisk måde at tilføre ekstra komfort og funktionalitet til en messehall, et konferencecenter eller et firmaarrangement på kort tid.

Uanset om der er tale om et enkelt roligt rum, flere breakout-rum eller en komplet »room-in-room«-indretning i en stor hal, gør midlertidige konstruktioner et arrangement mere fleksibelt, mere behageligt og mere menneskeligt.

For i sidste ende handler et godt arrangement ikke kun om, hvad de besøgende ser, men også om, hvordan de har det.

‍